Het geld en de gegevens van uw avond, goed geregeld

Hoe het geld loopt

De kortste versie: het geld gaat van de gast naar Stripe, en van Stripe naar de rekening van uw organisatie. VeilingMaster staat daar niet tussen. Wij zien wel dat een betaling gelukt is, we houden het bedrag niet vast.

Wat er gebeurt bij een mislukte betaling

Een afgebroken iDEAL-betaling is de normaalste zaak van de wereld: iemand sluit het tabblad, de bank-app hapert, of de gast wil eerst overleggen. Het platform gaat er als volgt mee om.

• De order blijft openstaan. Het kavel wordt niet opnieuw geveild en niet aan iemand anders toegewezen.
• De gast kan de betaallink opnieuw openen. De link blijft geldig, ook de volgende dag.
• De penningmeester ziet in het dashboard een lijst met openstaande orders, met bedrag, gast en hoe lang die al openstaat.
• Vanuit die lijst stuur u een herinnering per e-mail, of uw markeert de betaling handmatig als voldaan wanneer iemand contant of per bankoverschrijving heeft betaald. Die handmatige markering komt in de auditlog te staan, met wie het deed.

Facturen en uitbetalingen

• Bevestiging aan de gast. Iedere gast die betaalt krijgt per e-mail een overzicht van wat hij gekocht heeft, voor welk bedrag, en namens welke organisatie.
• Afdracht aan de organisatie. Stripe betaalt uit volgens het uitbetalingsschema dat op het Stripe-account staat, standaard binnen enkele werkdagen na de betaling. Bij een nieuw account duurt de eerste uitbetaling doorgaans langer, omdat Stripe eerst de identiteit van de organisatie controleert.
• Onze eigen factuur. De pakketprijs factureren wij apart aan de organisatie en houden wij niet in op de opbrengst van de avond. Wat wél op een betaling wordt ingehouden zijn de transactiekosten van Stripe; die staan per betaling in het financiële overzicht.
• Export voor de boekhouding. Alle orders, betalingen en terugbetalingen zijn te exporteren met datum, bedrag, kavel en gast, zodat de penningmeester het naast het bankafschrift kan leggen.

Welke kosten er zijn

De exacte tarieven staan op de prijzenpagina en in de offerte. De tarieven van Stripe worden door Stripe bepaald en kunnen wijzigen. Bekijk prijzen

Welke gegevens van gasten worden vastgelegd

Gasten doen mee via een link, zonder account en zonder wachtwoord. Dat betekent dat we ook weinig van ze hoeven te weten. Hieronder staat wat er wel wordt vastgelegd en waarom.

Wat u niet ziet in deze lijst, verzamelen we niet: geen geboortedatum, geen adres, geen betaalgegevens, geen profielopbouw over meerdere organisaties heen.

Waar de gegevens staan

• De database en de bestandsopslag draaien in een EU-regio, bij Supabase op PostgreSQL.
• De applicatie zelf draait op Vercel. Verzoeken worden in Europa afgehandeld.
• Betalingen lopen via Stripe, e-mail via Resend. Beide zijn zelfstandige verwerkers met een EU-vestiging en een eigen verwerkersovereenkomst.
• Reservekopieën van de database staan in dezelfde regio als de database zelf.

Hoe events van elkaar gescheiden zijn

Alle events draaien op dezelfde installatie, maar elk event heeft zijn eigen afgeschermde ruimte. Die scheiding zit niet in de schermen, maar in de database.

• Elke rij in de database hoort bij precies één event. Row level security in PostgreSQL bepaalt per opvraging of de vragende partij die rij mag zien.
• Dat betekent dat een fout in een scherm of in een link geen gegevens van een ander event kan blootleggen. De database weigert het antwoord, ook als de vraag verkeerd gesteld wordt.
• Een gast van event A kan met zijn link niets van event B openen, ook niet als hij het adres van event B kent.
• Een bestuurslid ziet alleen de events van de eigen organisatie.

Hoe lang gegevens bewaard blijven

Wat er na het event gebeurt

• Het event gaat na afloop naar de status afgerond. Bieden en betalen zijn dan dicht, het overzicht blijft leesbaar voor de organisatie.
• De organisatie kan de volledige gastenlijst en de financiële export downloaden en daarna de gastgegevens laten wissen. Wat overblijft is een geanonimiseerd overzicht: kavel, bedrag en datum, zonder persoon.
• Zegt de organisatie het abonnement op, dan verwijderen wij de gegevens binnen 90 dagen na afloop, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren voor onze eigen administratie.

AVG en verwerking

In AVG-termen is de organisatie die het event houdt de verwerkingsverantwoordelijke, en is VeilingMaster de verwerker. Jullie bepalen welke gegevens u vraagt en waarvoor. Wij verwerken die gegevens alleen om het platform te laten werken.

Verwerkersovereenkomst

• Bij het aangaan van een abonnement of eerste event sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de organisatie. Die is standaard onderdeel van de overeenkomst en hoeft niet apart aangevraagd te worden.
• Daarin staan doel en duur van de verwerking, de categorieën gegevens, de beveiligingsmaatregelen, en de afspraak over subverwerkers.
• De subverwerkers zijn Supabase, Vercel, Stripe en Resend. Elk met een eigen rol: opslag, hosting, betalingen en e-mail. Komt daar een partij bij, dan melden wij dat vooraf.
• De overeenkomst regelt ook dat wij een datalek onverwijld melden bij de organisatie, met wat we weten en wat we doen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen ligt bij de organisatie, omdat die verantwoordelijke is.

Rechten van gasten, en hoe u die uitvoert

Wie mag wat zien

Binnen een organisatie krijgt niet iedereen alles. Een commissielid dat kavels invoert hoeft de bankgegevens niet te zien, en een gast hoeft niet te weten wat een ander bood.

De auditlog

Alles wat het geld of de uitkomst van de avond raakt, wordt vastgelegd: wie, wat, wanneer. Dat is niet bedoeld om elkaar te controleren, maar om achteraf een vraag van het bestuur te kunnen beantwoorden zonder te hoeven gissen.

• De log is te filteren op gebruiker, op soort actie en op periode, en te exporteren voor de kascommissie.
• Regels kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd vanuit het dashboard, ook niet door de eigenaar.
• Corrigeer u een bod, dan verdwijnt het oude bedrag niet. Er komt een correctieregel bij, met de reden.

Als het wifi in de zaal uitvalt

Dit is de vraag die op elke demo terugkomt, en terecht. Zalen hebben slechte wifi, en 200 telefoons op één toegangspunt is geen theoretisch probleem. De eerlijke samenvatting: bieden heeft verbinding nodig, maar de avond hoeft niet stil te vallen.

De terugvaloptie: een avond draaien zonder internet

Dit is geen noodplan dat u op de avond zelf verzint. Print het vooraf, leg het bij de veilingmeester, en u hoeft er waarschijnlijk nooit naar te kijken.

• Print de kavellijst vooraf. Vanuit het dashboard maakt u een biedformulier per kavel, met kavelnummer, startbod en regels voor handmatige biedingen. Doe dit een dag van tevoren, niet in de zaal.
• Papier voor de stille veiling. Op het formulier vullen gasten hun biednummer en bedrag in, precies zoals het vroeger ging.
• Biednummers zijn al uitgedeeld. Bij het inchecken heeft iedere gast een nummer gekregen. Dat nummer werkt op papier net zo goed als op het scherm.
• De veilingmeester noteert. Kavel, winnend biednummer, bedrag. Meer is niet nodig.
• Achteraf invoeren. Zodra er verbinding is, voert u de winnende biedingen in als zaalbod. Het platform maakt de orders aan en stuurt de betaallinks alsnog, gewoon per e-mail. Elke handmatige invoer komt in de auditlog met wie en wanneer.
• De telefoon van de veilingmeester als noodverbinding. Een hotspot op één telefoon is vaak genoeg om het scherm van de veilingmeester werkend te houden, ook als de gasten niet kunnen bieden.

Vragen van penningmeesters en besturen

Dit zijn letterlijk de vragen die in bestuursvergaderingen worden gesteld, met het antwoord erbij. Neem ze gerust over in uw eigen stuk.

Iets gevonden dat niet klopt

Vindt u een kwetsbaarheid, of ziet uw gegevens die u niet zou moeten zien, laat het weten. Wij nemen zo’n melding serieus en ondernemen geen juridische stappen tegen wie in goed vertrouwen meldt en de gegevens niet verder verspreidt.

Wat wij graag in de melding zien

• Wat uw deed, in stappen die wij kunnen herhalen, en op welk moment.
• Om welk event of welke pagina het gaat.
• Een schermafbeelding helpt, maar stuur geen gegevens van andere mensen mee als het niet nodig is.
• Hoe wij uw kunnen bereiken voor een vervolgvraag.

Wat wij vragen

• Verander of verwijder geen gegevens, en kijk niet verder rond dan nodig om het probleem aan te tonen.
• Deel de melding niet publiek voordat het opgelost is. Wij houden u op de hoogte van het tempo.
• Geen geautomatiseerde tests tegen een draaiend event. Zo’n avond is eenmalig en niet te herhalen.